Hoe van syndicus veranderen?

Home Van syndicus veranderen
Van syndicus veranderen

We winden er geen doekjes om. Het beroep van syndicus is zonder twijfel het moeilijkste beroep ter wereld. Je moet in vele werelden thuis zijn, een engelengeduld hebben en bovenal een olifantenvel ! Helaas loopt er dan ook af en toe wat mis….

Herkent u deze symptomen misschien?

  • U wacht al een lange tijd op een correcte afrekening of uw syndicus slaagt er niet in om gemeenschappelijke kosten op een duidelijke correcte manier te verdelen?
  • U krijgt geen antwoorden op uw telefoons of mails?
  • Er wordt niet elk jaar een vergadering georganiseerd?
  • Uw syndicus is telefonisch niet bereikbaar tijdens kantooruren?
  • Er zijn wanbetalers in de VME maar uw syndicus onderneemt geen actie?
  • Er zijn procedures lopende die maar niet opgelost geraken?
  • Er zijn grote investeringswerken nodig in het gebouw?

Dan is het misschien tijd om van syndicus te veranderen ! Maar hoe doe je dat?

Om over te gaan van de ene syndicus naar de volgende, moeten er een aantal strikte spelregels gevolgd worden. We trachten deze wettelijke verplichtingen hier in éénvoudige taal te vertalen in een stappenplan.

  • offerte vragen Stap 1 : offerte vragen
    Vraag een offerte aan bij Jalo Beheer.
  • offerte vragen Stap 2 : offerte verdelen
    Verdeel en bespreek onze offerte binnen de VME en / of raad van mede-eigendom zodat zo veel mogelijk mede-eigenaars op de hoogte zijn. Bij vragen over onze offerte of onze diensten contacteert u ons per telefoon of mail.
  • offerte vragen Stap 3 : Zorg voor de benoeming
    Opdat wij als nieuwe syndicus van uw VME zouden kunnen fungeren dienen wij eerst correct aangesteld te worden. Dit kan op verschillende manieren :
    • Via een (bijzondere) algemene vergadering
      die uw huidige syndicus samenroept. U dient schriftelijk de agendapunten "ontslag syndicus" en "aanstelling nieuwe syndicus" in te dienen. Uw huidige syndicus is verplicht om deze punten op agenda te zetten van de eerstvolgende algemene vergadering. (opgelet! De agendapunten dienen tijdig ingediend te worden. Van zodra de agenda voor de vergadering is verstuurd is het zeer moeilijk om deze punten nog toe te voegen).
    • Via een referendum (= alle eigenaars keuren de offerte goed)

      Heeft u momenteel geen syndicus ? Of zijn jullie het allemaal al met elkaar eens ? Kan de syndicuswissel niet wachten tot de volgende vergadering omdat jullie dan een periode zonder syndicus dreigen te vallen?

      Dan kan onze aanstelling gebeuren door een schriftelijk akkoord van ELKE mede-eigenaar (bv. d.m.v een door iedereen gehandtekende offerte).
      (Opgelet ! bekijk aandachtig de contractvoorwaarden van uw huidige syndicus. Mogelijks is er een opzegvergoeding verbonden aan het vroegtijdig verbreken van het contract. Bij vragen hierover kan u bij ons terecht.)

    • Via een vonnis (vredegerecht).
      Elke mede-eigenaar kan aan de vrederechter vragen om een (nieuwe) syndicus aan te stellen. Hiervoor dient de mede-eigenaar op eigen initiatief een dagvaarding uit te brengen. Hij / zij werkt hiervoor best samen met een advocaat. Uiteraard zal de rechter eerst uitzoeken of het verzoek al dan niet gegrond is, vooraleer een vonnis te vellen.
  • offerte vragen Stap 4 : Wij bestuderen het dossier

    Van zodra wij een correcte schriftelijke aanstelling in ons bezit hebben (een verslag van een algemene vergadering, een door iedereen gehandtekende offerte of een vonnis) starten wij het beheer op.

    Wij trachten zo veel mogelijk informatie in te winnen vooraleer wij een overdrachtmoment vastleggen met de vorige syndicus. Op deze manier kunnen wij gerichte vragen stellen tijdens de overdracht.

    (Opgelet. De vorige syndicus heeft na het beëindigen van zijn mandaat 30 kalenderdagen de tijd om het dossier aan de volgende syndicus over te dragen en er kunnen geen twee syndici tegelijkertijd instaan voor het beheer van eenzelfde VME).

    Van zodra wij het dossier overhandigd hebben gekregen starten wij met het toedienen van de ‘eerste zorgen’. D.w.z. wij verdiepen ons in het dossier, digitaliseren het, vervolledigen, zoeken de ‘gaten’ en vullen ze op. De problemen waar de VME mee kampt op het moment van de syndicuswissel, worden in kaart gebracht en oplossingen worden uitgewerkt.

    In deze ‘studieronde’ onderwerpen wij het dossier aan een technische, administratieve, juridische en communicatieve audit. De resultaten worden opgenomen in het verslag van de opstartvergadering.

  • offerte vragen Stap 5 : Wij organiseren een opstartvergadering
    Wij stellen een aantal probleemoplossende agendapunten voor in combinatie met duidelijke afspraken voor het verdere beheer. Met deze agendapunten trekken we naar de opstartvergadering. Deze eerste vergadering is uiterst belangrijk want ze zet de ‘krijtlijnen’ voor het verdere beheer en zal een kentering teweeg brengen in één of meerder problemen waarmee de VME worstelt.
  • offerte vragen Stap 6 : Wij hernemen het dagdagelijks beheer van zodra de VME uit de gevarenzone is
    Afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de problemen waar de VME mee worstelt, blijft het dossier 2 maanden tot een jaar op ‘intensive care’. Dat is onze dienst ‘opstart nieuwe VME’s’. Van zodra de problemen onder controle zijn, worden er vaste dossierbeheerder aan de VME toegewezen en start het dagelijkse beheer zoals de wetgever het omschreven heeft.

Alles rustig nalezen doe je hier.

Onze uitgebreide start-audits

Home Onze uitgebreide start-audits
onze uitgebreide start-audits

Bij de opstart van elke nieuwe VME, onder ons beheer, gebeuren de broodnodige gebouw-audits. Deze zijn essentieel voor het verdere beheer want ze brengen de pijnpunten in de VME naar boven. Onze audits zijn (logischerwijs) gebaseerd op de 5 pijlers van ons beheer, uitgebreid met nog een 6e gespecialiseerde schade-audit.

Administratieve audit

> Wij verzamelen adresgegevens en contactgegevens van eigenaars en huurders en leggen de lijst ter controle voor aan de eigenaars op de eerste vergadering.
> Wij nodigen alle eigenaars uit om de nodige documenten in te vullen m.b.t. het aanduiden van de stemhouder in geval een kavel in eigendom is van een onverdeeldheid.
> Wij verzoeken alle eigenaars om hun gewenste ‘oproepwijze’ kenbaar te maken opdat in de toekomst de oproepingsbrieven voor de algemene vergaderingen per mail of gewone post zouden kunnen verstuurd worden i.p.v. per aangetekend schrijven. Zo kan de VME kosten besparen.

Juridische audit

> Wij controleren de rechtspersoonlijkheid van de VME en vragen een ondernemingsnummer aan indien nodig.
> Wij zorgen voor de wettelijke registratie van de syndicus in het KBO.
> Wij analyseren de statuten (originele statuten, wijzigende statuten, gecoördineerde statuten, reglement van mede-eigendom , reglement van orde) en lijsten onze bemerkingen op.
> Wij verzamelen de informatie m.b.t. juridische geschillen of procedures in of tegen de VME
> …

Financiële audit

> We bepalen de looptijd van het boekjaar
> We detecteren wanneer de laatste periodieke afrekening werd opgemaakt en goedgekeurd en bepalen zo het startpunt van ons financieel beheer.
> We stellen oplossingen voor indien er geen goedgekeurde afrekening of geen sluitende boekhoudkundige balans voorhanden is.
> We brengen in kaart welke eigenaars achterstallig zijn en bespreken dit met de commissaris van rekening waar nodig.
> We brengen in kaart welke leveranciersfacturen nog dienen betaald te worden en vragen ontbrekende facturen op waar nodig.
> We kijken de wederkerende contracten na, zodat kostenbesparende voorstellen aan de vergadering kunnen voorgelegd worden.

Alles rustig nalezen doe je hier.
Meer informatie nodig ? Klik hier voor onze infobrochures.
Een vrijblijvende offerte aanvragen doe je hier.