Veelgestelde vragen

Home Veelgestelde vragen

Problemen klein of groot, je komt ze sowieso tegen. Het samenleven in een mede-eigendom is immers niet makkelijk. Als mede-eigenaar moet je noodgedwongen met elkaar rekening houden, maar ook met anderen (bouwheer, leveranciers, enz…). Daarbovenop kan je nog eens te maken krijgen met een hoop mankementen aan het gebouw of spijtige voorvallen (brand, waterschade, ….).
Hieronder geven we je inzichten in de problemen waar mede-eigenaars reeds mee werden geconfronteerd. Hun vragen, en de mogelijke oplossingen….

Mag één van de eigenaars die de gemene delen van het gebouw poetst hiervoor een vergoeding vragen via de syndicus ?

Een eigenaar kan van de VME (via de syndicus) enkel en vergoeding hiervoor krijgen indien deze de wettelijke vereisten hiervoor heeft voldaan inzake facturatie, BTW-wetgeving e.d… en indien deze eigenaar hiervoor uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van de Algemene Vergadering.

In de praktijk is het zo dat zulke situatie bijna enkel mogelijk is indien de betrokken eigenaar ofwel een bedrijf heeft en facturen maakt aan de VME, ofwel deze persoon als werknemer is ingeschreven via een sociaal secretariaat of iets dergelijks. In ieder geval dienen de ‘spelregels’ m.b.t. de BTW-verplichtingen strikt nageleefd te worden.  Voor specifieke vragen hieromtrent  kunt u ons contacteren via mail of telefoon.

Is de aankoop van een woning in een mede-eigendom een goede investering?

Veel mensen voelen zichzelf niet geschikt om een onroerend goed te beheren. Misschien ben je administratief goed onderlegd, maar heb je geen verstand van techniek, of andersom. Het voordeel van een mede-eigendom is de bijstand die je hierin krijgt van de syndicus. De syndicus ontfermt zich immers over alle aspecten die te maken hebben met het beheer van je onroerend goed (administratief, technisch, juridisch, verzekeringen, enz….)

Nochtans zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan het leven in een mede-eigendom. Je verliest immers een stukje eigen beslissingsrecht en leeft in een ‘mini-democratie’.

Wat is de basisakte?

De basisakte maakt deel uit van de statuten van het gebouw.

De basisakte bevat de beschrijving van de eigendom met de gemeenschappelijke en privatieve delen. Ze bepaalt het aandeel van de gemeenschappelijke delen van elke privatieve eenheid. Dat aandeel wordt meestal uitgedrukt in duizendsten (of tienduizendsten) en wordt bepaald op basis van de waarde van elke kavel. Een gemotiveerd verslag van een notaris, een landmeter-, een architect of een makelaar in onroerende goederen moet worden opgenomen in de basisakte om de berekening / weging van de toegekende aandelen te motiveren. Daarin wordt o.a. rekening gehouden met de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van het privatieve deel.

Is de GDPR wetgeving van toepassing op verenigingen van mede-eigenaars ? (VME's)

Ja, de VME  verwerkt persoonsgegevens van EU-burgers (nl. haar mede-eigenaars en huurders, contactpersonen van mede-eigenaars en huurders en contactpersonen van leveranciers) en dient per definitie zich te houden aan de GDPR wetgeving op straffe van boete.

Het is de syndicus die als wettelijke vertegenwoordiger van de VME ervoor moet zorgen dat de VME in orde is met al haar wettelijke verplichtingen. Het is echter de VME die hierover de eindverantwoordelijkheid blijft dragen en ook een boete zou kunnen opgelegd krijgen wanneer dit toch niet in orde zou zijn op het moment van een inspectie of controle.

Mag de commissaris van rekening of een lid van de raad van mede-eigendom hiervoor een financiële compensatie krijgen ?

Een eigenaar kan van de VME (via de syndicus) enkel en vergoeding hiervoor krijgen indien deze de wettelijke vereisten hiervoor heeft voldaan inzake facturatie, BTW-wetgeving e.d… en indien deze eigenaar hiervoor uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van de Algemene Vergadering.

In de praktijk is het zo dat zulke situatie bijna enkel mogelijk is indien de betrokken eigenaar ofwel een bedrijf heeft en facturen maakt aan de VME, ofwel deze persoon als werknemer is ingeschreven via een sociaal secretariaat of iets dergelijks. In ieder geval dienen de ‘spelregels’ m.b.t. de BTW-verplichtingen strikt nageleefd te worden.  Voor specifieke vragen hieromtrent  kunt u ons contacteren via mail of telefoon.

Wat moet je doen als je een open haard hebt in je appartement en deze wil gebruiken?

Indien je een open haard hebt en gebruikt, dan ben je verplicht om de schouw minstens 1x per jaar te reinigen. Je dient hiervoor zelf de opdracht te geven aan een leverancier naar keuze. De factuur  hiervoor zal rechtstreeks aan u verzonden worden. Indien het appartement zal verhuurd worden, dan dient u uw huurders/bewoners hierover in te lichten.

Hoe verloopt de opstart van een nieuwe VME?

Om het beheer snel op “Jalo – niveau” te krijgen, wordt er zo snel mogelijk een overdracht van het dossier georganiseerd, gevolgd door een volledige doorlichting.  Uit die doorlichting trachten we onze bestanden te vervolledigen, zoeken we de ‘gaten’, en vullen we ze op. De problemen waar de VME mee kampt op het moment van de syndicuswissel, worden in kaart gebracht en oplossingen worden uitgewerkt. Hieruit vloeien een aantal probleemoplossende agendapunten voort dewelke op de eerste opstartvergadering ter stemming worden gebracht. Met die beslissingen pakken we de problemen onmiddellijk aan.

Onze ‘nieuwe’ VME’s blijven onder de vleugels van onze directeur Technisch en Finaancieel Beheer tot ze uit de ‘gevarenzone zijn’ (2 maanden tot een jaar). Eens uit de ‘intensive care’, wordt er een boekhouder en technisch beheerder aan het gebouw toegewezen en volgen deze VME’s hun ‘normale’ levensweg binnen Jalo Beheer.

Wat mag je allemaal van een goed syndicus verwachten ?

Een greep uit de ‘taken’ die een syndicus op zich neemt :

 Een syndicus :

  • Nodigt je tijdig en correct uit voor de algemene vergaderingen
  • Communiceert de beslissingen die zijn genomen
  • Is telefonisch bereikbaar binnen kantooruren
  • Is 24/24 via de permanentiedienst bereikbaar voor dringende oproepen
  • Bezorgt je een duidelijke en correcte jaarafrekening
  • Volgt achterstallen strikt op en maant in gebreke gebleven eigenaars aan.
  • Is op de hoogte van de wetgeving omtrent mede-eigendom
  • Zorgt dat er onderhoudscontracten en een brandpolis worden afgesloten voor de gemene delen
  • Bemiddelt bij geschillen
  • Beantwoordt je vragen telefonisch of per mail
  • Is een erkend syndicus en kan een kwaliteitscertificaat (BIV nr) voorleggen
  • Controleert of de inhoudingsplicht van toepassing is op de leveranciers van de VME
  • Communiceert snel en correct met vastgoedmakelaars en notarissen in geval van verkoop.

Wat is het werkkapitaal (provisies)?

Het werkkapitaal bestaat uit de door alle mede-eigenaars betaalde voorschotten om periodieke kosten te betalen: de kosten van verwarming en elektriciteit van de gemene delen, de kosten van het  beheer, de conciërge en zijn woning,... Meestal betaal je per maand of per kwartaal een vast bedrag. Dat bedrag wordt meestal bepaald op basis van de duizendsten die je bezit. Dit wordt beslist op een algemene vergadering en kan elk jaar opnieuw herbekeken worden op de jaarvergadering op basis van de laatste cijfers en de volgende jaarbegroting.

Wat betekent 'rechtmatigheid' m.b.t. verwerking van persoonsgegevens voor een VME ?

De verwerking van persoonsgegevens is enkel rechtmatig (lees ‘toegelaten’) indien ten minste aan 1 van onderstaande 6 rechtsgronden is voldaan.

 

6 RECHTSGRONDEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS :

 

  1. Burger heeft toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches)

  2. Gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract  (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse nodig om een leverancier verder te helpen)

  3. Gegevens verwerken is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering)

  4. Gegevens verwerken is van vitaal belang (niet van toepassing op VME’s, enkel in medische sector)

  5. Gegevens verwerken is van algemeen belang of openbaar gezag (niet van toepassing op VME’s, voor overheidsdiensten)

  6. Gegevens verwerken uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood)

     

    Toepassing op de VME :

    Enkel rechtsgrond 4 en 5 zijn niet van toepassing op VME’s, alle overige rechtsgronden wel. Hoe deze rechtsgronden gehanteerd worden bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME.

Wat zijn persoonsgegevens volgens GDPR ?

Persoonsgegevens = alle gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon.

Voorbeelden : Familienaam, voornaam, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum, adres, foto, samenstelling van het gezin, relatie met andere mensen, foto van een pand of een deel van een pand, rijksregisternummer, bankrekeningnummer, enz …..

Wat is de “raad van mede-eigendom”?

De raad van mede-eigendom (vroeger raad van bestuur) bestaat uit een groep mede-eigenaars die verantwoordelijk is voor de juiste uitvoering van de opdrachten van de syndicus. De raad van mede-eigendom kan eveneens specifieke ‘extra’ mandaten toegewezen krijgen door de algemene vergadering. Hiervoor is een aparte stemming met 2/3 meerderheid nodig op de AV (vanaf januari 201 9 – nieuwe wet 2018)

Kan een huurder vragen om een beslissing, genomen in de algemene vergadering, te wijzigen?

In sommige gevallen kan een huurder, die geen stem heeft in de algemene vergadering, aan de vrederechter vragen om een beslissing van de algemene vergadering of een bepaling uit het reglement van orde te wijzigen of nietig te verklaren. De beoordelingsbevoegdheid over het verzoek van de huurder ligt bij de vrederechter.

Wat is de missie-verklaring van Jalo Beheer ?

Een ISO 9001 certificering vereist o.a. een duidelijke missie-verklaring. Wij delen onze missie graag met onze klanten.

 

Onze missieverklaring :

  • Naar onze klanten toe willen wij steeds een duidelijk maar objectief standpunt innemen en werken volgens duidelijke richtlijnen en processen. De wet op de mede-eigendom is hierin onze belangrijkste leidraad. Wij wensen langdurige relaties op te bouwen met onze klanten en houden niet van ‘ééndagsvliegen’.

  • Naar onze personeelsleden toe willen wij bijdragen tot ieders persoonlijk groei d.m.v. duidelijke richtlijnen, ruimte voor opleiding en een doelgericht leiderschap. Wij trachten interesse in specifieke deelgebieden van het vak aan te wakkeren om zo competenties te groeperen in teams van experten.


  •  Naar de sector toe willen wij een belangrijke bijdrage leveren  in het verbeteren van het imago van ons beroep. We doen dit o.a. door een duidelijke opinie te geven of standpunt in te nemen wanneer het ons gevraagd wordt vanuit media  of belangengroepen en op een positieve manier het beroep onder de aandacht te brengen.

De syndicusactiviteiten van Jalo Beheer staan voor stiptheid, professionaliteit en klare en duidelijke rekeningen. Kortweg geen verrassingen. Hiertoe bieden wij een 24-uren service door ervaren medewerkers en dit bovendien aan commerciële prijzen. Wij houden van duidelijke communicatie en een no-nonsens aanpak.

 

Onze kernwoorden zijn : Dynamisch, vooruitstrevend, toonaangevend, hoogstaand, kwalitatief.

Hoe kan ik weten wat de Raad van Mede-Eigendom (RVM) in de VME precies kan en mag beslissen ?

Het concrete mandaat van de RVM  (wat mag deze beslissen ? tot welk bedrag? Hoe beslissen ze dat precies ? ) is beschreven in de verslagen van de Algemene Vergaderingen. Een RVM wordt immers elk jaar opnieuw verkozen voor een periode van 1 werkjaar. Meteen wordt dan ook de concrete opdracht van de RVM bepaald en de reikwijdte van haar mandaat.  Vervolgens wordt dit allemaal in detail beschreven in het verslag van de algemene vergadering. Het is dus in deze verslagen waar het antwoord op de vraag terug te vinden is.

Moet ik als mede-eigenaar altijd aanwezig zijn op elke algemene vergadering?

Het is niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker zeer sterk aan te raden om naar elke algemene vergadering te gaan. Daar worden immers beslissingen genomen die ook voor u belangrijk zijn.

Kan de syndicus verantwoordelijk gesteld worden voor een slechte prestatie van een leverancier ?

Neen, uiteraard niet.

De syndicus werkt immers in opdracht van de algemene vergadering / VME. Het is steeds de VME die de leverancier kiest en het is de syndicus die de leverancier (in opdracht van de VME) aanspoort om bepaalde prestaties te leveren voor de VME.  Doet deze laatste dat niet naar behoren ? Dan is het wederom de VME / AV die hierover dient te beraadslagen en desgevallend dient te beslissen of er verdere stappen dienen genomen te worden tov deze leverancier (bv. trachten een verkorting van het contract te bekomen, schadevergoeding, commerciële tegemoetkoming ed…..) . Ook deze afhandeling zal de syndicus in opdracht en voor rekening van de VME doen, maar de syndicus als tussenpersoon kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor wanprestaties van de leveranciers van de VME.

Waarvoor kan je terecht bij de technisch beheerders?

Onze technisch beheerders bekommeren zich over het algemene reilen en zeilen in uw gebouw en lossen de technische problemen op. Zij staan u te woord bij technische vragen en leiden de jaarvergaderingen in goede banen.

Aan elk gebouw wordt een technische beheerder toegewezen. Op die manier kan er zich een vertrouwensrelatie opbouwen tussen VME en beheerder, wat essentieel is voor een succesvol beheer.

Onze syndicus heeft zelf, zonder ons medeweten de dataverwerkingsovereenkomst met de VME ondertekend. Mag dat wel ?

JA, dit mag. Meer nog, dit moet zelfs.

Het bestaan van een schriftelijke dataverwerkingsovereenkomst tussen de syndicus en de VME is wettelijk verplicht vanaf 25/05/2018. Op die dag dient elke VME dit ondertekende document in zijn bezit te hebben. Gezien de syndicus de enige wettelijke vertegenwoordiger is van de VME is het ook de syndicus die ervoor dient te zorgen dat de VME in orde is met deze wettelijke verplichting en is het eveneens de syndicus die op dit moment als vertegenwoordiger van de VME dient te handtekenen als  bewarende maatregel om aan de wettelijke verplichtingen van de VME te voldoen en de VME te vrijwaren van boetes e.d.

Na ondertekening van de dataverwerkingsovereenkomst wordt deze bijgevoegd bij de syndicusovereenkomst (opdrachtovereenkomst) en zal ook op hetzelfde moment komen te vervallen. Bij elke verlenging of vernieuwing van deze twee overeenkomsten zal de AV een lid van de VME afvaardigen om deze (dubbele) overeenkomst te handtekenen voor hernieuwing.


Als de syndicus een fout maakt, zijn de mede-eigenaars dan verantwoordelijk ?

Ja, omdat de syndicus optreedt in naam van de mede-eigenaars. De Vereniging van Mede-Eigenaars is immers de opdrachtgever van de syndicus. Dat maakt de VME verantwoordelijk tegenover derden. Nadien kunnen de mede-eigenaars hun verantwoordelijkheid verhalen op degene die de fout maakte (bv. in dit geval misschien de syndicus)

Als mijn appartement niet verhuurd is, dien ik dan ook een rentmeestervergoeding te betalen?

De eigenaar dient geen vergoeding te betalen aan de rentmeester in de periode dat het appartement niet verhuurd is, op voorwaarde dat Jalo Privaat Beheer zal instaan voor de volgende verhuring.   

Waar kan ik terecht met vragen over mijn afrekening van de gemeenschappelijke kosten / mijn voorschotten / mijn spaarbijdragen ?

U kan met uw financiële vragen steeds bij ons terecht bij uw vaste boekhouder. Deze geeft  u  informatie over uw betalingen en legt de jaarafrekening nogmaals uit waar nodig.

Uw VME krijgt 1 van onze 4 boekhouders toegewezen. Ons boekhoudteam kan rekenen op de supervisie en coaching van een Directeur Financieel Beheer.  Uw boekhouder is dagelijks telefonisch bereikbaar tijdens kantooruren of zal een antwoord formuleren op uw vragen per mail.

Welke vragen moet je stellen als je op zoek gaat naar een woning in een mede-eigendom? Waarop moet je letten als je een woning in mede-eigendom koopt?

Als je erover denkt om een woning te kopen in een mede-eigendom, zijn er ook heel specifieke aandachtspunten.

Renovaties of werken zijn over het algemeen duurder als het gebouw vele gevels telt, als er veel balkons of terrassen zijn, als er geen dubbele beglazing is en als er garages zijn met een eigen dak.

Ga na of de lift voldoet aan de wettelijke normen.

Ligt er geen oude stookolietank onder een oude boom?

Kijk goed naar de gemeenschappelijke delen: is de hal goed onderhouden? Hoe is de ingang tot het gebouw geregeld en beveiligd ?

Denk ook na over de ruimte die je nodig hebt. Immers, je betaalt ook verwarming en onderhoud voor kamers die je nooit gebruikt.

Vergeet zeker niet te vragen of er aparte meters zijn voor elk appartement.

Hoe groter het privatieve deel dat je bezit, hoe meer je meebetaalt aan de kosten voor de gemene delen.

Maar kijk ook naar je relatieve aandeel in het gebouw. Er zijn gebouwen waar enkele “grote” eigenaars een meerderheid hebben en daarom talrijke beslissingen over de gemeenschappelijke delen kunnen nemen.

Bekijk je budget en ga na of je ook in de toekomst de (maandelijkse of jaarlijkse) lasten van de woning kan betalen. Die lasten kunnen zwaar worden als er veel gemeenschappelijke delen zijn, als er een conciërge is… Veel mensen worden gedwongen hun eigendom te verkopen omdat ze de lasten verkeerd hebben ingeschat.

Mag de syndicus zijn eigen ereloon nog van de VME-rekening nemen nadat zijn mandaat is beëindigd ?

Neen. Dit mag niet. Vanaf het moment dat het mandaat van de syndicus is beëindigd, mag deze geen ‘daden van beheer’ meer stellen, behalve deze die te maken hebben met de overdracht van het dossier aan zijn opvolger.

Het betalen van leveranciersfacturen (zichzelf incluis)  is eveneens een ‘daad van beheer’ en is hierdoor dus niet toegelaten na beëindiging van het mandaat. Indien er op het moment van het beëindigen van het mandaat nog erelonen dienden betaald te worden aan de (vorige) syndicus, dan dient de nieuwe syndicus dit in orde te maken.


Kan je een punt toevoegen aan de agenda?

Elke mede-eigenaar kan (alleen of samen met andere mede-eigenaars) de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens 3 weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, is het mogelijk dat de syndicus dit agendapunt verdaagt naar de agenda van de volgende algemene vergadering.

Kan de syndicus zelf beslissingen nemen?

Normaal gesproken voert de syndicus de beslissingen uit van de mede-eigenaars die door de algemene vergadering werden genomen. Niettemin kan hij zelf beslissen over ‘bewarende acties’ die nodig zijn of over ‘daden van voorlopig beheer’. Dat betekent dat hij zelf voorlopige maatregelen kan nemen voor het instandhouden en de bescherming van het gebouw (kleine reparaties, onderhoudswerken, reiniging van de gemeenschappelijke ruimtes en infrastructuur).

Ik krijg als commissaris van rekening blijkbaar een bijkomende taak, nl. een 'door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd controleur' om occasioneel gewenste controles te kunnen uitoefenen op de GDPR Compliancy van de VME. Wat betekent dit ?

De GDPR wetgeving heeft een nieuwe functie in het leven geroepen nl. de "DPO" = Data Protection Officer . In de praktijk vervult de syndicus deze rol in haar hoedanigheid van wettelijke vertegenwoordiger van de VME. Bij Jalo Beheer wordt deze functie concreet ingevuld door de Algemeen Directeur (bereikbaar op onze algemene coördinaten).

Wat is het takenpakket van de DPO ?

Volgens GDPR wetgeving behoren het begeleiden van occasionele externe audits door de GVA en interne audits door de VME  tot het takenpakket van de DPO. 

=> Voor de externe audits is dit duidelijk : deze komen op vraag van de GVA (overheid) 

=> Voor de interne audits is dit iets moeilijker. (wie van de eigenaars mag / moet dit aanvragen ? )

Hier stelt de wetgever dat de VME iemand dient aan te stellen dewelke het mandaat krijgt om dergelijke interne audit aan te vragen. Dit is de zogenaamde 'door de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur'. Gezien enkel de commissaris van rekening wettelijke gezien het mandaat heeft om privacy gevoelige informatie van belanghebbenden van de VME in te kijken, kan deze rol dus enkel maar weggelegd zijn voor de commissaris.

Vandaar dat deze clausule bijkomend is opgenomen in het vergaderverslag onder het item met de beschrijving van het takenpakket van de commissaris van rekening.

 

Wat betekent dat de VME slechts aan minimale gegevensverwerking mag doen ?

Enkel die persoonsgegevens die nodig zijn voor welbepaalde doeleinden mogen verwerkt worden. Er mogen niet meer gegevens verwerkt worden dan nodig om het doeleinde te bereiken.

 

Toepassing op de VME :

 

Enkel de persoonsgegevens die via de geijkte kanalen de VME (via haar syndicus) bereiken (formulieren, eigenaarsnet,…) worden verwerkt in de database van de VME. Zowel de formulieren als de database zijn ontworpen naar minimale benodigde gegevens voor het welbepaalde doel. (= beheer van de VME). Irrelevante gegevens die via ‘andere’ kanalen worden aangeboden (bv. social media, telefonisch,enz….) worden niet verwerkt.

Is de syndicus verplicht om je de documenten van de mede-eigendom te bezorgen?

·         Elke eigenaar kan documenten m.b.t. de mede-eigendom inkijken of opvragen bij de syndicus. Dit kan per mail of post of op het kantoor van de syndicus zelf en dit op aanvraag of na afspraak.

Je hebt reeds een syndicus maar je bent niet tevreden en wil van syndicus veranderen. Hoe doe je dat?

Om over te gaan van de ene syndicus naar de volgende, moeten er een aantal strikte spelregels gevolgd worden. We trachten deze wettelijke verplichtingen hier in éénvoudige taal te vertalen in een stappenplan.

ü  Stap 1 : offerte vragen

Vraag een offerte aan bij Jalo Beheer.

ü  Stap 2 : offerte verdelen

Verdeel en bespreek onze offerte binnen de VME en / of raad van mede-eigendom zodat zo veel mogelijk mede-eigenaars op de hoogte zijn. Bij vragen over onze offerte of onze diensten contacteert u ons per telefoon of mail.

ü  Stap 3 : Zorg voor de benoeming

Opdat wij als nieuwe syndicus van uw VME zouden kunnen fungeren dienen wij eerst correct aangesteld te worden. Dit kan op verschillende manieren :

§  Via een (bijzondere) algemene vergadering

die uw huidige syndicus samenroept. U dient schriftelijk de agendapunten “ontslag syndicus” en “aanstelling nieuwe syndicus” in te dienen. Uw huidige syndicus is verplicht om deze punten op agenda te zetten van de eerstvolgende algemene vergadering. (opgelet ! De agendapunten dienen tijdig ingediend te worden. Van zodra de agenda

voor de vergadering is verstuurd is het zeer moeilijk om deze punten nog toe te voegen).

ü  Stap 4 : Wij bestuderen het dossier

ü  Stap 5 :  Wij organiseren een opstartvergadering

ü  Stap 6 : Wij hernemen het dagdagelijks beheer van zodra de VME uit de gevarenzone is

§  Via een referendum (= alle eigenaars keuren de offerte goed)

Heeft u momenteel geen syndicus ? Of zijn jullie het allemaal al met elkaar eens ? Kan de syndicuswissel niet wachten tot de volgende vergadering omdat jullie dan een periode zonder syndicus dreigen te vallen? Dan kan onze aanstelling gebeuren door een schriftelijk akkoord van ELKE mede-eigenaar (bv. d.m.v een door iedereen gehandtekende offerte).

(Opgelet ! bekijk aandachtig de contractvoorwaarden van uw huidige syndicus. Mogelijks is er een opzegvergoeding verbonden aan het vroegtijdig verbreken van het contract. Bij vragen hierover kan u bij ons terecht.)

§  Via een vonnis (vredegerecht).

Elke mede-eigenaar kan aan de vrederechter vragen om een (nieuwe) syndicus aan te stellen. Hiervoor dient de mede-eigenaar op eigen initiatief een dagvaarding uit te brengen. Hij / zij werkt hiervoor best samen met een advocaat. Uiteraard zal de rechter eerst uitzoeken of het verzoek al dan niet gegrond is, vooraleer een vonnis te vellen.

Hoe krijg je het geld terug dat je aan de mede-eigendom stortte en dat niet werd opgebruikt?

Als je stortingen deed voor het werkingskapitaal die niet werden opgebruikt, dan zal de syndicus deze onverwijld verrekenen (correct in mindering brengen) in de laatste afrekening. Deze slotafrekening wordt echter pas gemaakt op het einde van het lopende boekjaar. Het kan dus zijn dat je nog een tijdje moet wachten vooraleer je deze te veel betaalde bijdragen verrekend ziet.

Bedragen die je stortte voor het reservekapitaal kunnen niet worden teruggevorderd. In geval van overdracht van de eigendom blijft het betaalde aandeel in het reservefonds in eigendom van de vereniging. Desgewenst kan je de koper vragen om deze fondsen terug te betalen of je kan ze in aanmerking nemen bij de prijsbepaling van de woning. Deze bepalingen moeten dan worden opgenomen in de verkoopakte.

Wat kan je doen als je het niet eens bent met de besluiten van de algemene vergadering?

De besluiten van de algemene vergadering moeten door iedereen worden nageleefd. Als mede-eigenaar kan je bij de rechter een besluit van de algemene vergadering aanvechten en dit enkel op voorwaarde dat je een persoonlijk nadeel hebt als gevolg van deze beslissing (nieuwe wet 2018)

Hoe weet je wat beslist is in de algemene vergadering als je niet aanwezig was?

Er wordt een verslag opgesteld van de vergadering en dat moet aan alle mede-eigenaars worden toegestuurd binnen een maand na de vergadering.

Kan de syndicus kosten ivm GDPR aan de VME doorrekenen of zijn dit kosten eigen aan het (syndicus)bedrijf ?

De GDPR wetgeving is van toepassing zowel op het (syndicus)bedrijf als op de VME.

Dit wil zeggen dat enerzijds de syndicus zelf voor haar eigen organisatie het nodige dient in orde te maken om te voldoen aan de GDPR eisen (verwerkingsregister, privacy policy, datalekprocedure, enz....) en dat zij hiervoor uiteraard ook zelf de kosten dient te dragen.

Anderzijds legt de GDPR wetgeving eveneens aan elke VME de verplichting op om zich in orde te stellen aan de eisen en normen zoals opgelegd door deze wetgeving. Dit betekent dus dat elke VME eveneens de nodige documenten dient te voorzien, informatieplicht, procedures enz.... Het is de syndicus die als vertegenwoordiger van de VME ook deze taak op zich zal nemen. Uiteraard in opdracht en voor rekening van de VME.

Dus samengevat :

- de kosten die de syndicus heeft gemaakt om zijn eigen bedrijf GDPR conform te maken dient deze zelf te dragen

- de kosten die de syndicus maakt om de VME GDPR conform te maken dient de VME te dragen.

Hoe wordt het bedrag van de voorschotten bepaald?

Dit bedrag is gebaseerd op de jaarlijkse begroting en goedgekeurd op de laatste algemene vergadering. We streven ernaar om de te betalen terugkerende voorschotten zo goed mogelijk af te stemmen op de werkelijke kosten. Op deze manier streven wij voor onze mede-eigenaars naar een jaarlijkse nul-afrekening (niets bijbetalen, niets terugkrijgen). In de praktijk zal het eindresultaat van de jaarlijkse afrekening zelden € 0 bedragen. U mag u dus elk jaar verwachten aan een jaarlijkse afrekening met een bij te betalen saldo of een tegoed.

Welk zijn de taken van de privaat beheerder / rentmeester?

De rentmeester zal zorg dragen voor het innen van de huurgelden, het aanmanen van achterstallen, het uitvoeren van de jaarlijkse indexaties en de administratieve afhandeling van het begin en einde van het huurcontract.
De rentmeester zal de dagelijkse zorgen, die een verhuurd goed met zich meebrengen, op zich nemen. ( vragen beantwoorden van de huurder, laten uitvoeren van kleine herstellingen, …)

De rentmeester kan in sommige gevallen eveneens instaan voor de eigenlijke verhuur van de appartementen, het opmaken van de plaatsbeschrijving en het registreren van de huurcontracten.

 

Moet de VME een datalekprocedure hebben volgens GDPR wetgeving ?

JA.

Elke VME dient een datalekprocedure beschikbaar te hebben volgens de GDPR wetgeving (van kracht op 25/05/2018).

Voor VME's in beheer bij Jalo Beheer werd de datalekprocedure reeds opgemaakt en bijgevoegd aan het GDPR Compliancy dossier hetwelke beschikbaar is via het eigenaarsplatform of op simpele aanvraag via beheer@jalo.be


Heeft elk gebouw zijn eigen technisch beheerder?

Aan elk gebouw wordt een technische beheerder toegewezen. Op die manier kan er zich een vertrouwensrelatie opbouwen tussen VME en beheerder, wat essentieel is voor een succesvol beheer.

Is de aanleg van een reservekapitaal overbodig?

Veel eigenaars vinden de aanleg van een reservekapitaal overbodig omdat ze dreigen geld te verliezen bij verkoop van hun eigendom. In de praktijk is dit onjuist. Als mede-eigenaar die wil verkopen moet je er alleen aan denken om het reservekapitaal in rekening te brengen bij de verkoop.

Helaas gebeurt het al te vaak dat sommige mede-eigenaars het nodige geld niet hebben op het ogenblik dat er grote kosten zijn aan de gemene delen. Dat kan veel spanningen opleveren in de mede-eigendom. Een voorzichtig beleid waarbij maandelijks of driemaandelijks een bepaalde som wordt gespaard in het reservekapitaal voorkomt dergelijke situaties.

Hoe maken jullie een afrekening van de gemeenschappelijke kosten ?

Het document met de afrekening van de gemeenschappelijke kosten kan nogal wat voorhoofden doen fronsen. Dat weten wij als ervaren syndicus maar al te goed. Daarom maakten wij een korte handleiding waarmee de afrekeningen zeer makkelijk kunnen ‘gelezen’ worden.

Welke audits doen jullie wanneer er een nieuw gebouw in beheer wordt genomen ? Hoe zoeken jullie naar de problemen waar de VME mee kampt ?

Bij de opstart van elke nieuwe VME, onder ons beheer, gebeuren de broodnodige gebouw-audits. Deze zijn essentieel voor het verdere beheer want ze brengen de pijnpunten in de VME naar boven.

Onze audits zijn (logischerwijs) gebaseerd op de 5 pijlers van ons beheer, uitgebreid met nog een 6e gespecialiseerde schade-audit.

  1. Administratieve audit

  • Wij verzamelen adresgegevens en contactgegevens van eigenaars en huurders en leggen de lijst ter controle voor aan de eigenaars op de eerste vergadering.

  • Wij nodigen alle eigenaars uit om de nodige documenten in te vullen m.b.t. het aanduiden van de stemhouder in geval een kavel in eigendom is van een onverdeeldheid.

  • Wij verzoeken alle eigenaars om hun gewenste ‘oproepwijze’ kenbaar te maken opdat in de toekomst de oproepingsbrieven voor de algemene vergaderingen per mail of gewone post zouden kunnen verstuurd worden i.p.v. per aangetekend schrijven. Zo kan de VME kosten besparen.

 

  1. Juridische audit

  • Wij controleren de rechtspersoonlijkheid van de VME en vragen een ondernemingsnummer aan indien nodig.

  • Wij zorgen voor de wettelijke registratie van de syndicus in het KBO.

  • Wij analyseren de statuten (originele statuten, wijzigende statuten, gecoördineerde statuten, reglement van mede-eigendom , reglement van orde) en lijsten onze bemerkingen op.

  • Wij verzamelen de informatie m.b.t. juridische geschillen of procedures in of tegen de VME

 

  1. Financiële audit

  • We bepalen de looptijd van het boekjaar

  • We detecteren wanneer de laatste periodieke afrekening werd opgemaakt en goedgekeurd en bepalen zo het startpunt van ons financieel beheer.

  • We stellen oplossingen voor indien er geen goedgekeurde afrekening of geen sluitende boekhoudkundige balans voorhanden is.

  • We brengen in kaart welke eigenaars achterstallig zijn en bespreken dit met de commissaris van rekening waar nodig.

  • We brengen in kaart welke leveranciersfacturen nog dienen betaald te worden en vragen ontbrekende facturen op waar nodig.

  • We kijken de wederkerende contracten na, zodat kostenbesparende voorstellen aan de vergadering kunnen voorgelegd worden.

  • ……

  1. Communicatieve audit

     

  • We lijsten de verslagen van de algemene en bijzondere algemene vergaderingen op, alsook van de goedgekeurde referenda en raden van mede-eigendom.

  • We vragen de ontbrekende verslagen op waar nodig.

 

  1. Technische audit

  • We registreren alle technische gegevens over het gebouw die we ter beschikking hebben in onze database en maken op die manier een technische fiche aan van het gebouw.

  • Alle leverancierscontracten (nutsbedrijven, poetsbedrijven, onderhouds- en keuringsfirma’s, brandverzekering,….) worden gearchiveerd en gepubliceerd op het eigenaarsplatform.

Opmerking : Een doorgedreven technische audit van het gebouw waarbij een rondgang ter plaatse wordt gedaan met een ingenieur of bouwkundig expert en waarvan een omstandig verslag wordt opgemaakt,  kan als optionele dienst aangeboden worden waar nodig maar maakt geen deel uit van het normale basispakket dat de syndicus aanbiedt.  Dergelijke doorgedreven technische audits dienen steeds op een algemene vergadering goedgekeurd te worden en worden steeds uitbesteed aan externe experten.

 

  1. Audit schadegevallen

    Tot slot wordt er bij de opstart van een nieuw gebouw in beheer eveneens een audit gedaan van de nog lopende schadegevallen. Zo weten wij welke verzekeringskwesties nog verder dienen opgevolgd te worden.

Moet je zelf nog een aparte verzekering afsluiten voor je inboedel?

De brandpolis is de verzekering van het onroerend goed. Je dient zelf in te staan voor het afsluiten van een verzekering voor je inboedel. Neem voor meer informatie contact op met je verzekeringsmakelaar.

Kan een huurder lid zijn van de algemene vergadering?

De algemene vergadering is samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering.

Waaruit bestaat het waarborgfonds?

·         Het waarborgfonds bedraagt ± 40% van de jaarbegroting als ' buffer ' op de rekening om de liquiditeiten (of ter beschikking gestelde gelden) gedurende het jaar op peil te houden. Elke mede-eigenaar dient zijn aandeel in het waarborgfonds éénmalig op de VME-rekening te voldoen op het moment dat  hij/zij deel gaat uitmaken van de VME.

Het waarborgfonds bevindt zich op de zichtrekening van de VME en wordt gewoon mee gebruikt op piekmomenten.

Waaraan kan je een professionele syndicus herkennen en hoe kies je er één?

Elke professionele syndicus moet een erkenning hebben van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). Een BIV-erkende syndicus staat onder toezicht van het Beroepsinstituut en moet zich strikt aan de deontologische code houden. Doet hij of zij dat niet, dan volgen er sancties. Elke syndicus moet jaarlijks bij het BIV een lijst indienen van de gebouwen die hij beheert.

Wat is een dataverwerkingsovereenkomst en is deze verplicht in de GDPR wetgeving ?

  • De verwerkingsovereenkomst

    Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke  de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken

     

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

Kan een onroerend goed dat nog niet werd gebouwd een mede-eigendom zijn?

Een onroerend goed dat nog niet werd gebouwd, kan inderdaad een mede-eigendom zijn indien aan volgende twee voorwaarden is voldaan : de statuten van het gebouw zijn reeds opgemaakt en overgeschreven op het hypotheekkantoor en er is reeds meer dan 1 eigenaar (verkoop op plan). Wanneer deze twee voorwaarden zijn voldaan heeft de Vereniging van Mede-Eigenaars reeds rechtspersoonlijkheid en valt ze onder de desbetreffende wetgeving.

Is de opdracht van de mede-eigenaar-syndicus dezelfde als die van de professionele syndicus?

Zijn opdracht is dezelfde als die van de professionele syndicus. Hij moet dus ook een aparte rekening openen voor de mede-eigendom en hij moet een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. De kosten die hij maakt voor telefoon, postzegels, fotokopies, verzekering… worden vergoed door de mede-eigendom. Een mede-eigenaar-syndicus beschikt meestal niet over dezelfde juridische en technische competenties als een professionele syndicus en zal zich vaker moeten laten bijstaan voor de boekhouding en andere taken. Ook dat zijn kosten voor de mede-eigendom.

Wie staat ervoor in dat de huurder het reglement van orde naleeft?

Het is de verhuurder die ervoor moet instaan dat zijn huurder het reglement naleeft.

Moet ik de documenten van de mede-eigenom bezorgen aan de notaris?

Als de koop doorgaat zal de notaris automatisch een reeks documenten en meer informatie opvragen aan de syndicus. De notaris is dit bij wet verplicht. U hoeft als verkoper dus zelf geen aanvraag te richten aan de syndicus. Doet u dit toch, dan zal de syndicus u wel doorverwijzen naar uw notaris.

Als ik mijn appartement verhuur, moet mijn huurder dan de voorschotten betalen of ikzelf?

In geval van verhuring van uw kavel(s) blijft het de verantwoordelijkheid van de eigenaar om alle bedragen (periodieke voorschotten, spaarbijdragen, extra opvragingen, afrekeningen,….) correct op de VME-rekening te storten.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke ? De syndicus of de VME ?

  • Verwerkingsverantwoordelijke = De VME

     

    VME = de verwerkingsverantwoordelijke en moet op elk moment kunnen aantonen dat deze conform de regels van de GDPR handelt.

     

     

  • De Verwerker = De syndicus

     

    Syndicus = de verwerker dewelke gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (VME).

     

  • De verwerkingsovereenkomst

    Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke  de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken

     

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

Aan welke voorwaarden moet worden voldaan opdat de besluiten van de algemene vergadering geldig zijn?

Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij moeten samen tenminste de helft van de aandelen bezitten (dubbel aanwezigheidsquorum). Als de aanwezigen minstens 3/4de van de gemeenschappelijke delen bezitten, dan kan de vergadering eveneens geldig vergaderen (enkel aanwezigheidsquorum), ook als niet de helft van de mede-eigenaars aanwezig zijn.

Is de syndicus of de VME verantwoordelijk voor GDPR / privacy wetgeving ?

De verantwoordelijkheden van de syndicus en de VME worden gedefinieerd in artikel 4.

 

Artikel 4 : Het is de verwerkingsverantwoordelijke die aansprakelijk is en ervoor moet zorgen dat de verwerking conform GDPR gebeurt. Het is de verwerker die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

 

Definities :

 

  • Verwerkingsverantwoordelijke = De VME

     

    VME = de verwerkingsverantwoordelijke en moet op elk moment kunnen aantonen dat deze conform de regels van de GDPR handelt.

     

     

  • De Verwerker = De syndicus

     

    Syndicus = de verwerker dewelke gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (VME).

     

  • De verwerkingsovereenkomst

    Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke  de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken

     

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

 

Hoe moet de VME aantonen dat zij in orde is met de GDPR wetgeving ?

De VME moet op elk moment kunnen aantonen dat deze zich bewust is van GDPR en het nodige doet om de GDPR na te leven. Het is de syndicus die als Gegevensverwerker en vertegenwoordiger van de VME optreedt, die de nodige formaliteiten hiervoor dient in orde te brengen en zal instaan voor deze verantwoording naar derde partijen.

 

Hoe gaat Jalo Beheer hiervoor te werk ?


Via de informatieve agendapunten dewelke vanaf september 2018 in elke vergadering aan bod zullen komen

Via informatie op de website van Jalo Beheer

Via de verwerkingsovereenkomst dewelke is afgesloten tussen de VME (verwerkingsverantwoordelijke) en de syndicus (verwerker) en beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME.

Via het verwerkingsregister dewelke eveneens beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME.

Via de privacy policy dewelke aan elke betrokkene werd bezorgd / consulteerbaar is.

Via het ‘GDPR-compliant’ watermerk / logo, dewelke zichtbaar is in de communicatiemiddelen van de VME (briefhoofd, mails, etc….)

Hoe word je uitgenodigd?

De uitnodigingen worden bij een ter post aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. In de praktijk gebeurt dit d.m.v. een invulfiche dewelke de syndicus bij elke aangetekende zending mee verstuurt en waarvan verzocht wordt om deze correct en voldoende gehandtekend terug te bezorgen.

De uitnodiging wordt normaal ten minste 15 dagen vóór de vergadering verstuurd, tenzij de vergadering bij hoogdringendheid wordt samengeroepen.

Welke goederen zijn in het bezit van de vereniging van mede-eigenaars (VME)?

De vereniging van mede-eigenaars kan alleen roerende goederen bezitten (met inbegrip van gelden en rekeningen) en enkel die roerende goederen die nodig zijn voor het behoud en beheer van het gebouw of de groep van gebouwen. De vereniging mag de gelden die ze bezit niet gebruiken om te speculeren op de beurs of om te investeren.

Wanneer krijg je een afrekening?

Jaarlijks (= na afsluit van elk boekjaar) zal de syndicus de mede-eigenaars een berekening bezorgen van hun aandeel in de effectieve kosten en eventueel hun bijdragen in waarborgfonds en reservekapitaal, rekening houdende met hun stortingen gedurende het jaar.

Hoe worden in de eerstvolgende (jaar)afrekening de kosten verdeeld tussen mij en de vorige eigenaar?

-          Ofwel zijn hier géén specifieke afspraken over opgenomen in de aankoopakte;
In dat geval maakt de syndicus bij het afsluiten van het boekjaar (waarin de verkoop heeft plaatsgevonden), een individuele afrekening op voor zowel de  koper als de verkoper. Hier voert de syndicus  (manueel) een doorgedreven kostensplitsing uit  voor elke (!)  factuur op basis van een aantal parameters dewelke allen worden afgewogen t.o.v. uw aktedatum.

De parameters die wij voor elk factuur afwegen t.o.v. uw aktedatum zijn :

o   factuurdatum (voor interventiefacturen bv. herstelling van een slot)

o   aantal dagen eigenaar in boekjaar (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ gelijk loopt met het boekjaar bv. beheersloon syndicus)

o   aantal dagen ‘genot’ van betrokken levering of dienst (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ niet gelijk loopt met het boekjaar, bv. brandverzekering waarvan de dekkingsperiode niet samenvalt met het boekjaar)

o   afgesproken financieringen van investeringen zoals beslist op voorgaande vergaderingen (zie verslagen)

o   tussenopnames zoals omschreven in volgend punt
Aangezien deze doorgedreven kostensplitsing een aantal interpretaties en manuele handelingen betreft die wij nooit aan een computerprogramma kunnen overlaten, zullen wij deze extra prestaties privatief aanrekenen aan de betrokken partijen (€ 50,00 verkoper / € 50,00 koper) in hun jaarafrekening en dit conform de bepalingen in onze  beheersovereenkomst

-          ofwel zijn hier wél specifieke afspraken over opgenomen in de aankoopakte;

Dan dienen koper en verkoper ons hierover te berichten en een kopij van desbetreffend document aan ons  te bezorgen als staving stuk. Hieruit dienen wij de alternatieve datum voor kostensplitsing éénduidig te kunnen afleiden.

Wij maken in dat geval eveneens bij het afsluiten van het boekjaar (waarin de verkoop heeft plaatsgevonden), een individuele afrekening op voor zowel de  koper als de verkoper. Hier voeren wij (manueel) ook een doorgedreven kostensplitsing uit  voor elke (!)  factuur op basis van een aantal parameters dewelke allen worden afgewogen t.o.v. een alternatieve datum voor kostensplitsing volgens afspraak.

De parameters die wij voor elk factuur afwegen t.o.v. deze alternatieve datum zijn :

o   factuurdatum (voor interventiefacturen bv. herstelling van een slot)

o   aantal dagen eigenaar in boekjaar (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ gelijk loopt met het boekjaar bv. beheersloon syndicus)

o   aantal dagen ‘genot’ van betrokken levering of dienst (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ niet gelijk loopt met het boekjaar, bv. brandverzekering waarvan de dekkingsperiode niet samenvalt met het boekjaar)

o   afgesproken financieringen van investeringen zoals beslist op voorgaande vergaderingen (zie verslagen)

o   tussenopnames zoals omschreven in volgend punt
Aangezien deze doorgedreven kostensplitsing een aantal interpretaties en manuele handelingen betreft die wij nooit aan een computerprogramma kunnen overlaten, zullen wij deze extra prestaties privatief aanrekenen aan de betrokken partijen (€ 50,00 verkoper / € 50,00 koper) in hun jaarafrekening en dit conform de bepalingen in onze  beheersovereenkomst

o   Opmerkingen :

-       Betrokken partijen dienen ons spontaan in kennis te stellen indien er een alternatieve datum voor kostensplitsing is opgenomen in hun aankoopakte. De syndicus doet hiervoor geen rondvraag.

-       De syndicus zal enkel rekening houden met afspraken dewelke éénduidig (= niet voor interpretatie vatbaar), schriftelijk (opgenomen in de aankoopakte) en tijdig (= binnen de 30 dagen na ontvangst van deze informatiebrochure) zijn overgemaakt. Indien niet aan één of meerdere van deze voorwaarden werd voldaan, dienen de betrokken partijen (koper en verkoper) onderling regelingen te treffen en kan noch de syndicus noch de VME hiervoor aansprakelijk gesteld worden.

Wat zijn de belangrijkste documenten in mede-eigendom?

Er zijn drie belangrijke documenten in een mede-eigendom:

- de basisakte;

- het reglement van de mede-eigendom;

- het reglement van orde.

De basisakte en het reglement van de mede-eigendom vormen de statuten van het gebouw en ze zijn onderworpen aan een zeer formele procedure: een authentieke akte. De reden daarvoor is dat volgens de hypotheekwet de statuten van een gebouw moeten worden ingeschreven in een register op het hypotheekkantoor van het arrondissement (het zogenaamde hypothecair register

Wat zijn privatieve delen en wat zijn gemene delen van een gebouw?

De privatieve delen zijn deze delen van het gebouw die eigendom zijn van één mede-eigenaar: de woningen zelf (appartementen, eengezinswoningen, flats, enz.), maar ook kantoren, garageboxen, werkplaatsen, een eigen tuin…

De gemene delen worden gebruikt door alle mede-eigenaars of door minstens twee van de mede-eigenaars. Zodra er sprake is van gemeenschappelijke infrastructuur spreken we over gemene delen.

Wat zijn de 6 rechtsgronden voor het verwerken van persoonsgegevens volgens GDPR en hoe hebben zijn betrekking op de VME ?

De verwerking van persoonsgegevens is enkel rechtmatig (lees ‘toegelaten’) indien ten minste aan 1 van onderstaande 6 rechtsgronden is voldaan.

 

6 RECHTSGRONDEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS :

 

  1. Burger heeft toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches)

  2. Gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract  (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse nodig om een leverancier verder te helpen)

  3. Gegevens verwerken is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering)

  4. Gegevens verwerken is van vitaal belang (niet van toepassing op VME’s, enkel in medische sector)

  5. Gegevens verwerken is van algemeen belang of openbaar gezag (niet van toepassing op VME’s, voor overheidsdiensten)

  6. Gegevens verwerken uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood)

     

    Toepassing op de VME :

    Enkel rechtsgrond 4 en 5 zijn niet van toepassing op VME’s, alle overige rechtsgronden wel. Hoe deze rechtsgronden gehanteerd worden bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME.

Wie staat in voor de vertaling van mijn documenten?

De syndicus moet instaan voor de vertaling binnen een redelijke termijn. Een mede-eigenaar kan op eenvoudig verzoek een vertaling krijgen van alle documenten die betrekking hebben op de mede-eigendom en die uitgaan van de vereniging van mede-eigenaars, in de taal (of talen) van het taalgebied waarin de mede-eigendom gelegen is.

Waarom is het aantal duizendsten dat je bezit in een mede-eigendom belangrijk?

Het aantal duizendsten dat je bezit in een mede-eigendom is van groot belang en is bepalend voor een groot aantal punten:

-  het aantal stemmen waarover je beschikt in de algemene vergadering en dus het gewicht dat je kan hebben in beslissingen;

-  jouw bijdrage aan de kosten van wederopbouw of reparatie in geval van volledige of gedeeltelijke vernietiging van het gebouw;

-  het deel dat je moet betalen bij een eventuele veroordeling van de mede-eigendom;

-  het deel dat je moet betalen als de vereniging van eigenaars beslist om een nieuw gemeenschappelijk goed aan te kopen (zoals land om de tuin uit te breiden, een conciërgewoning);

-  jouw aandeel in de vergoedingen die worden uitbetaald door een verzekering.

Het aantal duizendsten dat je bezit, bepaalt jouw aan